Escanear  vs  Digitalizar

Objetivos muy distintos que parten del mismo principio.


Cuando no se es experto en el tema se confunden los conceptos de escaneo y digitalización, y la diferencia es tan grande que en un caso trasladamos los mismos problemas del papel a un documento digital, y en el otro la información ahora está preparada para responder a necesidades de negocio más críticas.

  1. Escaneo de documentos.

    Es el proceso en el que se transforman documentos de papel a documentos digitales, y los archivos obtenidos sólo se graban con un nombre que identifique la información.

    Este método presenta las siguientes condiciones:
    • No existe seguridad, los documentos obtenidos son vulnerables a ser borrados o modificados
    • Normalmente se escanean varios documentos en un mismo archivo, lo que conlleva a que no se tenga certeza de si el expediente está completo o no, y para saberlo se requiere abrir el archivo y recorrerlo todo hasta encontrar la información buscada.
    • No existe un método controlado y estandarizado para el guardado de los documentos, por lo tanto, cada persona que escanea puede decidir el nombre del archivo y el nombre de la carpeta en donde se guardará el documento escaneado.

  2. Digitalización de documentos

    Es el proceso en el que se transforman documentos de papel a documentos digitales, pero primeramente se define una estructura estandarizada de campos de indexación, por los cuales se podrán buscar posteriormente esos documentos por medio de un software de gestión de documentos.

    Con este método se obtienen los siguientes beneficios:
    • La forma de guardardo de los documentos, ahora está estandarizada y obedece a una política corporativa que todos deben seguir y que no se puede evitar.
    • Se pueden definir campos obligatorios y opcionales para la clasificación de los documentos.
    • La información está segura, porque ahora está resguardada en un sistema corporativo que permite definir permisos de acceso a la información.
    • Es mucho más sencilla su búsqueda porque existe un medio estandarizado para encontrarla.
    • Los documentos pueden servir como evidencias de controles internos o insumos de procesos digitales de negocio.