La digitalización de documentos representa el primer paso en su camino a la Transformación Digital de su organización.

En TiedCOMM somos fabricantes de innovadoras y disruptivas tecnologías que apoyarán a nuestros clientes para ir más allá, y ahora sí mejorar la operación administrativa diaria adicionando un esquema de trabajo digital, trazable, colaborativo, medible, estandarizado y sin fronteras : TiedCOMM BPC


Servicio de digitalización de documentos

Nuestro servicio profesional de digitalización de documentos le permitirá transformar sus documentos de papel a imágenes digitales con una nitidez idónea y alta compresión.

En TiedCOMM usamos sólo las mejores marcas de scanners profesionales para nuestras digitalizaciones: TiedCOMM, Ricoh Fujitsu y Kodak Alaris.


Antecedentes

Antes de iniciar un proyecto de digitalización de documentos, el primer punto que se tiene que tomar en cuenta es el objetivo que se busca.

Muchas veces existe un desconocimiento del alcance que se puede llegar a tener con este tipo de proyectos. Y la variación es tan grande como hablar de un simple escaneo hasta un proyecto de Transformación Digital de sus procesos, en donde ahora se tengan métricas de desempeño de la operación administrativa basada en evidencias.



Tipos de digitalizaciones de documentos


Por objetivo de la digitalización:

  • Para liberar espacio físico en la oficina.
  • Como respaldo de la información en papel.
  • Para transformar un proceso de papel en un proceso digital.
  • Para una iniciativa de Expediente único

Por precio:

En esta clasificación existen dos opciones:

Si no conoce la diferencia le recomendamos leer la sección correspondiente al tema.


Por tipo de archivo

Es importante determinar el tipo archivo que se requiere digitalizar, ya que la metodología de digitalización cambia considerablemente de un caso a otro. Y para efectos de una digitalización de documentos podemos agrupar los tipos de archivos en dos:

  • Digitalización de archivos históricos y/o de concentración.
  • Este tipo de digitalización se solicita normalmente cuando se requiere liberar espacio físico, y la información a digitalizar se consulta esporádicamente. Es importante hacer notar que la digitalización por sí sola no sustituye a los documentos originales, si es que estos tienen un valor legal o comercial. Para poder destruir documentos originales es necesario aplicar a los documentos digitalizados una certificación digital bajo la NOM-151-SCFI-2017. Y como punto a resaltar es que una copia de papel y una digital tienen exactamente el mismo valor legal o comercial.


  • Digitalización de archivos de trámite u operativos.
  • La digitalización de los documentos que sirven para la operación diaria, tienen un tratamiento totalmente diferente a los del archivo histórico. En este caso es importante hacer una separación por tipo de documento, para saber qué documentos se tienen y qué documentos faltan para dar cumplimiento a un proceso. La participación de personal In-Plant se recomienda, para tener siempre su información en línea y preferentemente cargada en el sistema de gestión de estandarizada de documentos (SDM), de controles internos (BCM) o de flujos de trabajo (WFM) en tiempo real.


Proceso de digitalización

Conozca más acerca del proceso correcto para una digitalización de documentos profesional








Beneficios

  • ACCESIBILIDAD MEJORADA: Los documentos digitales pueden ser accedidos desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de dispositivos electrónicos como computadoras, tabletas o smartphones.
  • AHORRO DE ESPACIO: Los documentos digitales eliminan la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de documentos en papel, reduciendo así el espacio necesario para su almacenamiento.
  • MEJORA DE LA SEGURIDAD: Los documentos digitales pueden ser protegidos con contraseñas y cifrado, lo que asegura su privacidad y protección contra posibles pérdidas o daños.
  • REDUCCIÓN DE COSTOS: La digitalización de documentos elimina la necesidad de impresión, copiado y envío por correo, lo que puede resultar en un ahorro significativo de costos.
  • MEJORA DE LA EFICIENCIA: La búsqueda y recuperación de documentos digitales se puede realizar de manera rápida y eficiente, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.
  • MAYOR COLABORACIÓN: Los documentos digitales pueden ser compartidos y colaborados en tiempo real, lo que facilita la colaboración entre equipos, departamentos y distintos tipos de usuarios.
  • INTEGRACIÓN DE SISTEMAS: Los documentos digitales se pueden integrar en sistemas de gestión de documentos y flujos de trabajo, lo que mejora la eficiencia y la precisión de los procesos empresariales.
  • SIMPLIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA: Los documentos digitales simplifican el proceso de auditoría al permitir una búsqueda fácil y un acceso rápido a la información relevante.
  • MEJORA DEL SERVICIO AL CLIENTE: Los documentos digitales pueden ser compartidos y accedidos por el personal de servicio al cliente, lo que les permite proporcionar respuestas rápidas y precisas a las preguntas de los clientes.
  • ARCHIVO DURADERO: Los documentos digitales pueden ser almacenados en servidores locales o en la nube, lo que garantiza su durabilidad a largo plazo.
  • ELIMINA LA DUPLICIDAD DE DOCUMENTOS: Los documentos digitales permiten la eliminación de datos obsoletos y duplicados, lo que mejora la calidad de los datos y la precisión de la información. Lea más sobre Expediente Único.
  • CUMPLIMIENTO NORMATIVO: Los documentos digitales facilitan el cumplimiento de las regulaciones y normativas en diferentes sectores, como el financiero, legal y sanitario. Lea más sobre Cumplimento regulatorio.
  • MEJORA LA CALIDAD DE ANÁLISIS: Los documentos digitales pueden ser analizados con herramientas de análisis de datos, lo que permite obtener información valiosa y generar ideas para la mejora de los procesos empresariales y la toma de decisiones operativas. Lea más sobre Decision Views.
  • FACILITA LA MOVILIDAD: La digitalización de documentos permite el acceso a la información empresarial en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la movilidad de los trabajadores y la toma de decisiones en tiempo real. Lea más sobre la app móvil de TiedCOMM.

A partir de 25,000 hojas nuestros servicios de digitalización incluyen SIN COSTO ADICIONAL una versión de nuestro software corporativo de gestión estandarizada de documentos para 1 usuario nombrado.



Disfrute los beneficios de contratar con TiedCOMM
y súbase a la Nueva Era Digital y de la Inteligencia Artificial.

Contrate Ahora




Consulte de forma segura y centralizada sus documentos digitalizados

Conozca más sobre la Fase 2 de su camino hacia una oficina digital.