Proceso de digitalización de documentos

Un proyecto de digitalización de documentos requiere de la vigilancia de los siguientes pasos para poder ser concluido de forma exitosa.

1. Determinación de la estructura documental.
   En este punto se definen los campos de indexación (metadatos) necesarios para poder localizar fácilmente la información digitalizada.
   Existen dos tipos de metadatos:
   • Los metadatos generales del expediente.
   • Los metadatos específicos por tipo de documento.


2. Diseño de prueba de concepto.
   En este punto se realiza una prueba de concepto (PoC) directamente en el software de consulta de los documentos (SDM), con el objetivo de verificar la operabilidad de la estructura documental por parte del usuario final.


3. Expurgo de la información.
   En esta fase se hace una limpieza física de los documentos en papel con el objetivo obtener hojas sueltas y limpias para escanearse.
   Se debe quitar todo tipo de elemento de unión de hojas como clips, grapas, folders, carpetas, cintas, etc.


4. Clasificación de los expedientes o documentos.
   En este punto se hace una separación de los expedientes o de los documentos, para una sencilla carga en los scanners profesionales.


5. Escaneo de documentos.
   Este es simplemente el proceso de alimentar el scanner con los documentos previamente clasificados para obtener imágenes digitales.


6. Indexado.
   Este es el proceso en el que basado en los metadatos determinados previamente se comienzan a capturar los valores de cada campo.
   Este paso generalmente se hace de forma manual a través de capturistas de datos, pero también puede hacerse de forma semi-automática por medio de OCR Zonal.


7. Exportación al sistema de gestión estanzarizada de documentos (SDM).
   En esta fase se realizan las siguientes actividades:
   • Generación de un layout de carga adecuado para el sistema.
   • Carga de los documentos y sus metadatos en el sistema.
   • Verificación de carga correcta de la información.


8. Consulta de los documentos en el sistema de gestión estandarizada de documentos. (SDM)
   Esta fase se debe poner en marcha desde que se genere el primer lote de información digitalizada, para verificar la calidad y operabilidad de la información, ya con información real.